專案管理神器-Trello,可用來執行小型專案管理的超實用工具 Part1.

用對工具,執行專案就能事半功倍

不知道大家有沒有過這種經驗?明明是一個團隊,需要一起執行一項專案,但是專案所需要的資源或是產出,只能用email寄來寄去,而每項工作的指派與進度,也是用一份word或excel紀錄(甚至不只一份檔案…),然後再持續更新,但是檔案中其實也看不出專案的進程,以及實際執行中的情況…

相信在中小企業工作過的大家應該都能體會專案協作有多麼困難…至少以路瑟所在的傳統產業來說,常常會碰到下列情況,例如一件案子,到底有多少作業需要執行(範疇不明),是指派給誰去執行(權責不分),然後執行的進度如何(沒有紀錄與回報機制),要產出甚麼成果(標的不明),而檔案與文件要如何共享(沒有資源共享概念)….通常大家的直覺都是用email把這些資訊寄過來寄過去,但後果通常是案子越做越亂,大家越做越火而已…而更進階的作法可能就是用google drive和google文件等,也能達到檔案資源共享,以及將專案的人、事、物等資訊文件化的作用,但其實還是不夠直觀,對於專案進度的掌控也無法達到較為全面的控管,然後好不容易拚完案子結案後就像船過水無痕XD(沒有知識管理觀念),下次再遇到類似專案,又從頭來過,甚麼步驟甚麼流程都忘了好像沒發生過…徒增人員的疲累與資源的浪費…

現在介紹給大家一個相當實用的專案協作工具,一個可以讓團隊發揮各種創意的協同作業平台,相信大家應該都有聽過這套工具,甚至也有接觸過了,但在介紹工具之前,先來了解一下什麼是專案,以及什麼是專案管理。

只要還在工作,就該知道的專案管理概念

專案與專案管理的定義

所謂專案,是由一群相關聯的任務所組成,為了產出獨一無二的成果而作的暫時性努力,有明確的起始時間,也會在資源有限的情況下進行,大部分專案都是為了產出永久性的成果,例如一種產品、服務或狀態。

而專案管理是利用各種知識、工具、技術等,讓專案能如期、如質、如預算的達到專案目標需求。

所以這樣看來…其實人生也是一個專案。

人生會面臨執行各種任務,達到各種需求目標,並且有明確的起始,而且都在資源有限的情況下進行,然後你過著怎樣的人生,你就會有對應的結果產出,這和專案的定義不是不謀而合嗎?

所以如何讓人生照著自己的目標前進,產生自己期望的成果,就需要透過各種程序與方法來進行,例如學習、體驗、冒險等活動,當然人生總不會照著自己的意思走,所以就會有風險的概念,就會需要有各種的fallback機制,這根本就可以視為是人生的專案管理了!

唉唉…扯遠了~

那了解什麼是專案後,我們再來了解專案管理當中幾個重要的觀念。

專案管理流程群組

專案從開始到結束,會經歷起始、規劃、執行、監控、結案的階段,每個階段會有多個活動需執行,總稱為流程群組,簡單來說這五個流程群組包含:

  • 起始階段要確認專案是不是有取得資源投入與支持的承諾,確認有誰需要參與其中;
  • 規劃階段要確認需求,要做哪些事(什麼該做什麼不該做),作業的先後順序,誰來做,要做到怎樣的程度,要花多少成本,大家要怎麼協同作業與溝通,可能會遇到什麼風險,要如何應對風險,以及需要採購何種資源等;
  • 執行階段是依據規劃來執行各項作業,並與利害關係人持續溝通協調以滿足需求目標;
  • 監控階段是專案執行中如何照著規畫來確保專案的結果不會偏離範疇,若有差距則須採取適當的應變行動;
  • 結案階段是進行專案相關人員之處理、文件歸檔、成果移轉、知識管理等作業。

工作分解結構

工作分解結構(Work Breakdown Structure),是在確認需求後所定義的作業項目,以成果為導向的工作架構,一般以階層式來呈現。

例如要製作一輛汽車,可以將其分為動力系統、傳動系統、懸吊系統、轉向系統、制動系統、內裝等為第一層架構,再將第一層架構的項目往下分解,例如內裝可分成座椅、儀表板等為第二層架構,以此類推,如此就能形成要製作一輛汽車所需要的作業項目有哪些,而最後會產生相對應的成果(交付標的)。

▲以車輛製造專案來舉例的WBS

WBS也可依專案的階段來建立,例如一個系統開發專案,第一層架構可以是需求、設計、開發、上線等階段,而需求又可以細分為需求書、規格書、會議紀錄等,以確認範疇,而設計可以細分為雛型設計、UI介面等。

而日常生活中也可以運用到WBS,例如結婚,就可以分成提親、訂婚、結婚、蜜月等幾個大項目,再去將每個大項目分解成其他項目,直到不可分解為止,例如將結婚分解到其中一個項目叫做宴客,再分解到喜帖,而喜帖的作業又會分解成名單、印刷、寄發,而賓客名單可用各種方式取得,並整理成一份文件即可,因此賓客名單就可視為不可再分解的項目(當然要繼續往下分解也可),一般來說WBS分解到3-4層會較為恰當,過多階層反而會不利於專案管控。

專案排程

其實排程就是做事情的輕重緩急概念,當WBS建構完成後,就要決定每一項作業執行的先後順序,還要確認作業之間是否有相依性,也就是一定要A作業完成後才能執行B作業,或是A作業和B作業可以同時進行等的情況需要釐清,以免造成重工或是延宕等情況,例如蓋房子這樣的專案,蓋樓層就一定會在打地基之後,這表示這兩項作業就有強烈的相依性,若不去理會這樣的相依關係,可能就會遇到當A作業還沒做完就趕著做B作業,然後執行的方向就歪了,最後導致B作業可能要重做,這就叫做重工,是非常浪費專案資源的情況,須盡量避免。

I.T.T.O

指的是Input/Technology/Tool/Output,也就是投入/技術/工具/產出,在執行專案中,每個流程都會包含這組ITTO概念,所有的作業流程都需要投入資源,例如各種文件、資料、內外部環境因素等,再透過相關的工具與技術去處理後,產出成果,可能會包含文件、資料、歷程、狀態等等,而某項作業流程的產出就會成為另一項作業流程的投入,這是非常重要的概念,並且也和專案排程密切相關,如果團隊沒有這些概念,就會造成負責某作業的人等不到對應的資源投入,也就無法產出成果,而造成專案延宕。

以上,就是專案管理的一些基本觀念,如果能把這些觀念帶入trello的操作邏輯中,其實就可以很完善的進行團隊的專案管理協同作業了,當然專案管理不只這些而已,但若以小型專案的角度來看,上述這些觀念應該就會對團隊專案協作有很大的幫助了。

下一篇就正式來介紹專案管理神器Trello吧!

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